E-mail aziendale: pari diritti per dipendente e collaboratore esterno

Sul fronte della gestione dell’e-mail aziendale il collaboratore esterno ha gli stessi diritti del dipendente. Ciò significa, precisa il Garante per la protezione dei dati personali, che il collaboratore va sempre informato in maniera esaustiva sul trattamento dei suoi dati e il datore di lavoro deve rispettarne i diritti, le libertà fondamentali e la reputazione professionale. Proprio ragionando in questa ottica, difatti, il Garante ha imposto una sanzione di 50.000 euro a una società rea di aver gestito l’account di posta aziendale di una collaboratrice esterna in violazione delle norme sulla privacy. Nello specifico, la società, senza alcun preavviso né comunicazione successiva, aveva inibito alla dipendente l’accesso al suo account, utilizzato per le relazioni commerciali, che risultava però ancora attivo. La lavoratrice infatti continuava a ricevere sul suo computer e sul telefono gli avvisi e le richieste di immettere la nuova password di accesso, che era stata cambiata da remoto a sua insaputa. Successivamente, la collaboratrice aveva inutilmente provveduto a segnalare l’accaduto alla società, chiedendo il tempestivo ripristino della casella di posta, che conteneva comunicazioni di lavoro e personali, e si era poi rivolta al Garante, che ora ribadisce gli obblighi informativi e quelli di corretta e trasparente gestione della casella di posta aziendale a carico della società, precisando che il fatto che la posizione di agente e non di lavoratrice subordinata non rileva ai fini della necessità di tali adempimenti. Oltre a pagare la multa, comunque, la società dovrà consentire alla lavoratrice di accedere alla propria casella di posta per recuperare la sua corrispondenza e disattivare l’account informando clienti e fornitori con indirizzi alternativi, mentre la società non potrà trattare i dati estratti dalla casella di posta, se non per la tutela dei diritti in sede giudiziaria e solo per il tempo necessario a tale scopo e dovrà garantire un tempestivo riscontro all’esercizio dei diritti di tutti i suoi lavoratori, rilasciando loro un’idonea, preventiva e documentata informativa sul trattamento dei dati personali, incluso l’utilizzo di Internet e della posta elettronica aziendale. (Ordinanza del 7 aprile 2022 del Garante per la protezione dei dati personali)